オフィスの物理的セキュリティ対策 | 福島・郡山オフィスづくり.com

オフィスのセキュリティ対策

オフィスのセキュリティ対策でこんな悩みや不安はありませんか？

マイナンバー制度が運用されたが、自社ではまだ何も対策を行っていない
社員のマイナンバーをどのように保管したらいいのか分からない
情報漏洩を防ぐ仕組みが作られていないので不安がある
セキュリティ対策が必要なのは分かるが、どのようにしたらいいのか分からない
ISOやプライバシーマークを取得したいが、具体的な方法が分からない

福島県中通りでの
オフィスセキュリティは弊社にお任せください

最近は、企業による個人情報の漏洩問題やマイナンバー制度の運用開始などによって、オフィスのセキュリティ対策に対する世間の関心が高まってきました。自社の大事なお客さまや既存の取引先から受け取った重要な情報を、どのように保管・取り扱っているのかは、会社の信頼を損なわないためにも重要な事項になります。情報漏洩はもはや、経営リスクに発展する時代になりました。
企業の重要な情報を守るためには、内部資料やパソコンが外部に持ち出されないように盗難防止対策を強化することや、重要な情報を第三者に勝手に閲覧されるのを防ぐために、覗き見防止などの物理的セキュリティ対策を行う必要があります。オフィスづくりを考える際は、このような物理的セキュリティを考慮したオフィスレイアウト、備品の選定が求められています。福島・郡山オフィスづくり.comでは、セキュリティに強いオフィスづくりのノウハウを活かして、物理的セキュリティを強化するお手伝いをしています。

福島・郡山オフィスづくり.comのサポート内容

オフィスのセキュリティを考慮したレイアウト変更

オフィスの物理的セキュリティ対策をするためには、まずオフィスのレイアウトを再度見直す必要があります。例えば、外部の人間が簡単にオフィスの中に入り、資料やパソコンの画面を見れる状態では、セキュリティが弱いオフィス環境と言えます。その対策としてオフィスをいくつかのゾーンに分けることで、オフィスのセキュリティを強化することができます。具体的にはオフィスを下記のようなゾーンに分けます。

ゾーン①: 来客や取引業者が利用するエリア
ゾーン②: 社員や来客が、誰でも入ることができるエリア（打ち合わせスペースや、応接室など）
ゾーン③: 社員のみが入ることのできるエリア（会議室や、執務室など）
ゾーン④: 特定の社員しか入れないエリア（社長室や、サーバールームなど）

多くの人が利用するオフィスの出入口付近はゾーン1、受付から最も遠く、人の出入りが少なく重要情報を保管しているエリアをゾーン4とすることで、機密情報の持出し、盗難を未然に防ぐことができます

機密情報の覗き見防止対策

オフィス内には、外部の人に見られてはいけない機密情報を含んだ資料も多く存在します。中小企業では、受付と執務室が区切られていないオフィスが多いですが、外部の人からオフィス内の書類が見えてしまう状況や、マイナンバーなどを扱う社員が誰でも見れる場所で作業をし、関係が無い社員でも覗き見ることができる状況は問題です。覗き見防止の対策として、パーテーションを立てたり、マイナンバーを取り扱う社員の席を窓際、壁際などの覗き見されづらい場所に移動するなどして、物理的に見ることができない状況を作る必要があります。福島・郡山オフィスづくり.comでは、お客さまのオフィス環境と予算に応じて最適な提案をします。

収納庫のセキュリティ対策

機密情報を含んだ資料をワーカーや取引業者、外部からの侵入者にオフィスから持ち去られないように、書類を保管している収納庫のセキュリティもきちんとセキュリティ対策を施しておく必要があります。具体的には、鍵付きの収納庫の導入をオススメします。最近では、セキュリティがより強固な、ICカード認証や、指紋認証、顔認証の機能を備えた収納庫もでてきました。福島・郡山オフィスづくり.comでは、情報セキュリティマネジメント（国家資格）を持っているワーカーもいるので、お客さまに最適なご提案をさせていただきます。

入退室管理システムの導入

会社の機密情報を守るためにもオフィス内や、機密情報が入っている部屋の入退室管理はかかせません。入退室管理システムを導入することで、不正な持ち出しによる情報漏洩を防ぐことができます。以前までは、入退室管理システムはとても高価な印象がありましたが、最近では、中小企業でも導入しやすい安価な製品が発売されています。

セキュリティカメラによる監視システム

最近では中小企業でも、オフィスや工場にセキュリティカメラを設置する企業が増えてきました。セキュリティカメラがあることで、夜間や休日の監視、目が届きにくい倉庫なども安心です。福島・郡山オフィスづくり.comはお客様の要望に沿った、セキュリティカメラの選定を行っています。

機密書類の廃棄

社内資料には意外と多くの機密情報が含まれています。ワーカーが無意識に廃棄した資料が知らない間に第三者に渡り、情報漏洩を起こしたケースもあります。資料を廃棄する際には、誰かの手に渡っても復元できない状態で廃棄するようにしましょう。具体的には、廃棄資料を細かく裁断できるシュレダーを使用することや、書類を溶解して廃棄してくれる業者に廃棄処分を委託するなどの対策が必要です。

ワーカーへのセキュリティ教育

会社として様々なセキュリティ対策を施していても、ワーカーのセキュリティ意識が低ければ、残念ながら情報漏洩は発生してしまいます。機密情報の取り扱い方法のルールを徹底することや、ワーカーのモラル向上を図るためにも、定期的なセキュリティ教育は欠かせません。最近では、機密情報をSNSなどに投稿し情報漏洩が発生するケースもあるので、充分に注意喚起を行いましょう。